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Exekutive Verwaltung
Tasks

1.Verwaltung

Regierungsangelegenheiten

- Beantragung von Lizenzen und Genehmigungen bei der örtlichen Behörde (MBSJ).

- Unterstützung des LHDN-Stempelantrags.

Büro-Cafeteria

- Überwachung des Cafeteria-Betriebs, d.h. Sauberkeit und ausreichendes Cafeteria-Personal.

- Aktualisierung des wöchentlichen Speiseplans im sozialen Intranet.

- Betreuung von Wartungsarbeiten an Elektrik und Mobiliar in der Cafeteria

- Beaufsichtigung der Wartung und Störung von Küchengeräten.

- Führen eines Verzeichnisses für Cafeteria-Besteck und Küchengeräte.

Büroverwaltung

- Büroreinigung.

- Verwaltung der täglichen Büroreinigung.

- Sicherstellen, dass genügend Reinigungskräfte im Dienst sind.

- Einhaltung der Reinigungsvorgaben und -erfordernisse.

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der monatlichen Abrechnung.

Büro-Vorratskammer

- Sicherstellen, dass die Kaffeemaschine reibungslos funktioniert und sich um die
wartung.

- Sicherstellung eines ausreichenden Vorrats für die Büroküche, Kaffeebohnen und
milch.

Bürobedarfsartikel

- Wartung des Kuckucks, gute Pflege der Büro-Innenpflanzen und Organisation der monatlichen Schädlingsbekämpfung.

- Kommunikation mit dem Lieferanten für alle Wartungs- und Servicefragen.

- Erstellung von PO/RO und der monatlichen Zahlungsabrechnung.

- Unterstützung der IT-Abteilung bei Fragen zu Telekom-Angelegenheiten.

- Crown Record Management.

- Kommunikation mit dem Lieferanten für neue, abrufbare und vernichtete Anwendungen.

- Kommunikation mit dem Kartoneigentümer, um eine ordnungsgemäße Lagerung zu gewährleisten
prozess.

- Erstellung von PO/RO, Überprüfung und monatliche Zahlungsabrechnung.

- Aktualisierung der Immobilienaktivitäten (ATLAS)

- Verwalten und Führen von Aufzeichnungen für Touch & Go im Büro.

- Aktualisierung des Telefonbuchs im Büro.

- Eingehende und ausgehende Kurierdienste und normale Postsendungen. -verteilung, Aufzeichnung, Quittierung und Unterstützung von Postaktivitäten/-diensten.

- Aufbewahrung von ausreichend Firmenstempeln für den Postversand.

- Kommunikation mit Pos Laju für die Abholung von ausgehenden Kurierdiensten des Unternehmens und Versand normaler Postbriefe an das nächstgelegene Postamt. Erledigung der monatlichen Gebühren für normale Post und DHL-Kurier.

- Verwaltung des Verwaltungsbriefpapiers.

- Begleitung und Vorbereitung des ISO- und iDop-Prozesses in der Verwaltung.

- Telefon & Daten des Unternehmens - Wisma MB & Pekan Plant.

- Kommunikation mit dem Anbieter von Handtelefonen für die Beantragung neuer/abgeschlossener Leitungen und alle damit zusammenhängenden Probleme, die den Dienst betreffen.

- Vereinbarung von Upgrading/Downgrading-Paketen und Kreditlimits.

- Einkauf von neuen Geräten und Zubehör.

- Erstellung von PO / RO und Überwachung der monatlichen Rechnungsbezahlung.

2.Versicherung des Unternehmens

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der Rechnungsbezahlung.

3. Unternehmen Handtelefon & Daten - Wisma MB & Pekan Plant.

- Kommunikation mit dem Anbieter der Handtelefonleitung für die Beantragung einer neuen/abgeschlossenen Leitung und alle damit zusammenhängenden Fragen in Bezug auf den Dienst.

- Vereinbarung von Upgrades/Downgrades für Pakete und Kreditlimits.

- Einkauf von neuen Geräten und Zubehör.

- Erstellung von PO / RO und Überwachung der monatlichen Rechnungsbezahlung.

4.Sicherheit und Gesundheit

- Organisation von Sicherheits- und Gesundheitssitzungen auf vierteljährlicher Basis.

- Organisation von Sicherheits- und Gesundheitsaktivitäten / Begehungen / Inspektionen.

- Pflege der medizinischen Sicherheits- und Gesundheitsausrüstung für Erste-Hilfe-Kästen.

- Koordinierung der jährlichen Brandschutzübung mit dem Vermieter des Büros.

- Erstellung der jährlichen Unfallberichte für die DOSH.

5.Sicherheit im Büro

- Erstellung und Löschung von Mitarbeiterausweisen.

- Aktualisierung der Daten des Zugangskartensystems.

- Kauf von Karten-, Grundstücks- und Druckmaschinenmaterial.

- Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten für die Wartung des Zugangskartensystems
um den reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten.

- Kommunikation mit dem Sicherheitsdienstleister über die Anforderungen an Personal und Sicherheit
anforderungen.

- Verwaltung des täglichen Sicherheitsdienstes, um sicherzustellen, dass genügend Wachleute im Dienst sind
und die Überwachung des Geländes.

- Verhinderung von Sicherheitsverletzungen und Untersuchung von
anomalien.

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der monatlichen Abrechnungen.

6.Sicherheitssystem

- Kommunikation mit dem CCTV-Anbieter über die Wartung und Instandhaltung.

- Bearbeitung von Berichten über Fehlverhalten, d.h. Abrufen von Videoaktivitäten.

7.Gebäudewartung und Büromanagement

- Festlegung, Überwachung und Durchführung von vorbeugenden Wartungsverfahren und -plänen für Bürogebäude, Ausrüstung und Gelände.

- Sicherstellen, dass Bürogebäude und -ausrüstung allen Sicherheits- und Brandschutzvorschriften und -richtlinien entsprechen.

- Abgabe von Empfehlungen für größere Renovierungen, Reparaturen und Anschaffungen.

- Kontaktaufnahme mit dem Gebäudeeigentümer und Einreichung von Mängelformularen für alle Wartungsprobleme des Bürogebäudes.

- Kontaktaufnahme mit und Überwachung aller externen Auftragnehmer für Wartungs- und Reparaturarbeiten.

- Führen von Aufzeichnungen über Wartungs- und Reparaturarbeiten.

- Kontaktaufnahme mit dem Gebäudemanagement in Bezug auf monatliche Rechnungen für Gebäude- und Parkplatzmiete, Nebenkosten und Klimatisierung.

- Enge Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement bei Aktivitäten im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten am Bürogebäude.

- Beteiligung an allen Renovierungsprojekten für neue Büros.

- Externe/Auftragnehmer - Überprüfung und Genehmigung der Arbeitsgenehmigung.

- Überprüfung und Genehmigung von Anträgen für die Beförderung von Firmenwagen.

Qualifications
  • Mindestabschluss (in einem beliebigen Bereich) mit 1-2 Jahren Erfahrung
  • Ein Diplom mit mehr als 2-3 Jahren Erfahrung wird in Betracht gezogen
  • Gute Kenntnisse in Verwaltung und Facility Management
  • Kenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Sicherheit und Gefahrenabwehr sind von Vorteil
  • Gute Englischkenntnisse und gute Computerkenntnisse
  • Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit zur Teamarbeit
Benefits
Mit­arbeiter Events
Mit­arbeiter­rabatte möglich
Gesund­heits­maß­nahmen
Mit­arbeiter­handy möglich
Gute An­bindung
Mit­arbeiter­beteili­gung möglich
Betriebs­arzt
Betrieb­liche Alters­ver­sorgung
Mobilitäts­angebote
Kantine
Flexible Arbeits­zeit möglich
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