Zielsetzung der Stelle

Umfassende und professionelle Unterstützung des EVP HR&Admin in Bezug auf Verwaltungsaufgaben, funktionsübergreifende geschäftliche Angelegenheiten und Projektkoordinierung, Gewährleistung einer reibungslosen internen und externen Kommunikation.

Wichtigste Aufgaben

Unterstützung von EVP und Aufrechterhaltung eines effizienten täglichen Betriebs im EVP-Büro
- Effiziente und effektive administrative Unterstützung, einschließlich der Verwaltung von Arbeitskalendern, Reisen und Spesenabrechnungen
- Vorprüfung und Verfolgung von Qualitätsdokumenten
- Verwaltung von Unterschriften und Abschnitten
- Organisieren und Leiten von Teamsitzungen
- Vorbereitung von Reden, Präsentationen, Berichten, Dolmetschern und Übersetzungen auf regelmäßiger Basis
- Abteilungsleitung und Themenmanagement, einschließlich Koordinierung von Abteilungs-OP, Budget und Organisation.
- Organisation regelmäßiger (halbjährlicher) abteilungsspezifischer Teamaktivitäten

Vorbereitung regelmäßiger Geschäftsberichte und -dokumente, Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation und des Informationsaustauschs mit Geschäftspartnern.
- Vorbereitung regelmäßiger Dokumente und Berichte für interne und externe Partner
- Förderung und Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation und Koordination mit der Abteilung HR&Admin, z.B. Informationsweitergabe, Organisation von Workshops und Mitarbeiteraktivitäten der Abteilung
- Koordinierung mit internen und externen Stakeholdern und Aktionären, um die Effizienz der internen Prozesse/Kommunikation sicherzustellen

Unterstützung der EVP bei anderen spezifischen Projekten.
- Einbindung und Unterstützung anderer funktionaler oder funktionsübergreifender Ad-hoc-Projekte auf agile Weise
- Organisation und Koordination von unternehmens- und abteilungsübergreifenden Aktivitäten und Veranstaltungen

Sonstige Ad-hoc-Aufgaben im Büro der EVP

Ausbildung
- Bachelor-Abschluss und höher.

Erfahrung
- mindestens 5 Jahre Erfahrung in Büromanagement und -koordination sind von Vorteil.

Kenntnisse und Fähigkeiten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten (Englisch und Chinesisch) in Wort und Schrift
- Beherrschung der MS-Office-Softwareanwendungen
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und nachweislich gute Teamfähigkeit, insbesondere ein gutes Gespür für interkulturelle Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld
- Gute Multi-Tasking-Management-Fähigkeiten
- Zuverlässig, verantwortungsbewusst und flexibel