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Exekutive Verwaltung
Tasks

1.Verwaltung

Regierungsangelegenheiten

- Beantragung von Lizenzen und Genehmigungen bei der örtlichen Behörde (MBSJ).

- Unterstützung des LHDN-Stempelantrags.

Büro-Cafeteria

- Überwachung des Cafeteria-Betriebs, d.h. Sauberkeit und ausreichendes Cafeteria-Personal.

- Aktualisierung des wöchentlichen Speiseplans im sozialen Intranet.

- Betreuung von Wartungsarbeiten an Elektrik und Mobiliar in der Cafeteria

- Beaufsichtigung der Wartung und Störung von Küchengeräten.

- Führen eines Verzeichnisses für Cafeteria-Besteck und Küchengeräte.

Büroverwaltung

- Büroreinigung.

- Verwaltung der täglichen Büroreinigung.

- Sicherstellen, dass genügend Reinigungskräfte im Dienst sind.

- Einhaltung der Reinigungsvorgaben und -erfordernisse.

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der monatlichen Abrechnung.

Büro-Vorratskammer

- Sicherstellen, dass die Kaffeemaschine reibungslos funktioniert und sich um die
wartung.

- Sicherstellung eines ausreichenden Vorrats für die Büroküche, Kaffeebohnen und
milch.

Bürobedarfsartikel

- Wartung des Kuckucks, gute Pflege der Büro-Innenpflanzen und Organisation der monatlichen Schädlingsbekämpfung.

- Kommunikation mit dem Lieferanten für alle Wartungs- und Servicefragen.

- Erstellung von PO/RO und der monatlichen Zahlungsabrechnung.

- Unterstützung der IT-Abteilung bei Fragen zu Telekom-Angelegenheiten.

- Crown Record Management.

- Kommunikation mit dem Lieferanten für neue, abrufbare und vernichtete Anwendungen.

- Kommunikation mit dem Kartoneigentümer, um eine ordnungsgemäße Lagerung zu gewährleisten
prozess.

- Erstellung von PO/RO, Überprüfung und monatliche Zahlungsabrechnung.

- Aktualisierung der Immobilienaktivitäten (ATLAS)

- Verwalten und Führen von Aufzeichnungen für Touch & Go im Büro.

- Aktualisierung des Telefonbuchs im Büro.

- Eingehende und ausgehende Kurierdienste und normale Postsendungen. -verteilung, Aufzeichnung, Quittierung und Unterstützung von Postaktivitäten/-diensten.

- Aufbewahrung von ausreichend Firmenstempeln für den Postversand.

- Kommunikation mit Pos Laju für die Abholung von ausgehenden Kurierdiensten des Unternehmens und Versand normaler Postbriefe an das nächstgelegene Postamt. Erledigung der monatlichen Gebühren für normale Post und DHL-Kurier.

- Verwaltung des Verwaltungsbriefpapiers.

- Begleitung und Vorbereitung des ISO- und iDop-Prozesses in der Verwaltung.

- Telefon & Daten des Unternehmens - Wisma MB & Pekan Plant.

- Kommunikation mit dem Anbieter von Handtelefonen für die Beantragung neuer/abgeschlossener Leitungen und alle damit zusammenhängenden Probleme, die den Dienst betreffen.

- Vereinbarung von Upgrading/Downgrading-Paketen und Kreditlimits.

- Einkauf von neuen Geräten und Zubehör.

- Erstellung von PO / RO und Überwachung der monatlichen Rechnungsbezahlung.

2.Versicherung des Unternehmens

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der Rechnungsbezahlung.

3. Unternehmen Handtelefon & Daten - Wisma MB & Pekan Plant.

- Kommunikation mit dem Anbieter der Handtelefonleitung für die Beantragung einer neuen/abgeschlossenen Leitung und alle damit zusammenhängenden Fragen in Bezug auf den Dienst.

- Vereinbarung von Upgrades/Downgrades für Pakete und Kreditlimits.

- Einkauf von neuen Geräten und Zubehör.

- Erstellung von PO / RO und Überwachung der monatlichen Rechnungsbezahlung.

4.Sicherheit und Gesundheit

- Organisation von Sicherheits- und Gesundheitssitzungen auf vierteljährlicher Basis.

- Organisation von Sicherheits- und Gesundheitsaktivitäten / Begehungen / Inspektionen.

- Pflege der medizinischen Sicherheits- und Gesundheitsausrüstung für Erste-Hilfe-Kästen.

- Koordinierung der jährlichen Brandschutzübung mit dem Vermieter des Büros.

- Erstellung der jährlichen Unfallberichte für die DOSH.

5.Sicherheit im Büro

- Erstellung und Löschung von Mitarbeiterausweisen.

- Aktualisierung der Daten des Zugangskartensystems.

- Kauf von Karten-, Grundstücks- und Druckmaschinenmaterial.

- Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten für die Wartung des Zugangskartensystems
um den reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten.

- Kommunikation mit dem Sicherheitsdienstleister über die Anforderungen an Personal und Sicherheit
anforderungen.

- Verwaltung des täglichen Sicherheitsdienstes, um sicherzustellen, dass genügend Wachleute im Dienst sind
und die Überwachung des Geländes.

- Verhinderung von Sicherheitsverletzungen und Untersuchung von
anomalien.

- Erstellung von PO/RO und Überwachung der monatlichen Abrechnungen.

6.Sicherheitssystem

- Kommunikation mit dem CCTV-Anbieter über die Wartung und Instandhaltung.

- Bearbeitung von Berichten über Fehlverhalten, d.h. Abrufen von Videoaktivitäten.

7.Gebäudewartung und Büromanagement

- Festlegung, Überwachung und Durchführung von vorbeugenden Wartungsverfahren und -plänen für Bürogebäude, Ausrüstung und Gelände.

- Sicherstellen, dass Bürogebäude und -ausrüstung allen Sicherheits- und Brandschutzvorschriften und -richtlinien entsprechen.

- Abgabe von Empfehlungen für größere Renovierungen, Reparaturen und Anschaffungen.

- Kontaktaufnahme mit dem Gebäudeeigentümer und Einreichung von Mängelformularen für alle Wartungsprobleme des Bürogebäudes.

- Kontaktaufnahme mit und Überwachung aller externen Auftragnehmer für Wartungs- und Reparaturarbeiten.

- Führen von Aufzeichnungen über Wartungs- und Reparaturarbeiten.

- Kontaktaufnahme mit dem Gebäudemanagement in Bezug auf monatliche Rechnungen für Gebäude- und Parkplatzmiete, Nebenkosten und Klimatisierung.

- Enge Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement bei Aktivitäten im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten am Bürogebäude.

- Beteiligung an allen Renovierungsprojekten für neue Büros.

- Externe/Auftragnehmer - Überprüfung und Genehmigung der Arbeitsgenehmigung.

- Überprüfung und Genehmigung von Anträgen für die Beförderung von Firmenwagen.

Qualifications
  • Mindestabschluss (in einem beliebigen Bereich) mit 1-2 Jahren Erfahrung
  • Ein Diplom mit mehr als 2-3 Jahren Erfahrung wird in Betracht gezogen
  • Gute Kenntnisse in Verwaltung und Facility Management
  • Kenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Sicherheit und Gefahrenabwehr sind von Vorteil
  • Gute Englischkenntnisse und gute Computerkenntnisse
  • Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit zur Teamarbeit
Benefits
Events for employees
Discounts for employees possible
Health Benefits
Mobile Phone possible
Good public transport
Annual profit share possible
Inhouse Doctor
Company Retirement
Company car possible
Canteen-Cafeteria
Flexitime possible
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